Mai Xuân Đạt, Founder & CEO SeoNgon chia sẻ về Đạt OKRs

Dưới đây là chia sẻ của ông Mai Xuân Đạt, Founder & CEO SeoNgon, khi áp dụng phương pháp quản trị OKRs vào doanh nghiệp của mình. OKRs cũng là phương pháp quản trị được nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới như Google, Netflix, Amazon, Facebook, Intel… đang sử dụng.

Chuyện dò đường

Là người sáng lập và điều hành nhiều doanh nghiệp, tôi khá quan tâm đến các phương pháp quản trị doanh nghiệp. Một trong những doanh nghiệp nổi bật mà tôi có là SeoNgon, nằm trong top đầu các doanh nghiệp Google Marketing tại Hà Nội, luôn có kết quả kinh doanh tăng trưởng sau mỗi quý.

Nhưng nhìn nhận một cách công tâm, tôi nhận thấy tình hình công ty của mình rất tệ. Nhân sự nhận việc sếp giao nhưng có thể không làm, không chủ động làm, lại hay cãi nhau. Không có việc gì nhân viên cũng cãi nhau, thậm chí cãi nhau với khách. Việc gì sai nhân viên cũng cho là do lỗi của khách hàng. Tôi toàn phải đi xử lý sự cố cho các bạn ấy.

Có lúc tôi rất "thù ghét" nhân viên, tôi thấy mình làm đến nỗi không có thời gian để ngủ, mà đến công ty thấy nhân viên làm việc vô cùng chán nản.

Người bên ngoài nhìn vào thấy công ty tôi rất là "ngon lành"; nhưng thực ra tôi thấy mình làm giám đốc rất khổ sở. Và đỉnh điểm của việc đó là tôi đã "dỗi" cả công ty và không đến công ty nữa. Tôi bảo là mọi người làm gì thì làm, công ty sập thì thôi, còn tôi không điều hành nữa. Nhân viên đến nhà tôi không tiếp, chỉ có bạn hành chính đến xin chữ ký thì tôi mới gặp.

Thực tế, Công ty của tôi vốn là một công ty non trẻ có tốc độ phát triển tốt. Quy mô doanh số và nhân lực đều phát triển sau mỗi quý. Thành lập vào năm 2012 với 4 nhân sự, đến năm 2017 có 40 nhân sự, 2018 khoảng 80 nhân sự và 2019 là 120 nhân sự. Tuy nhiên đến năm 2016-2017 công ty bắt đầu xuất hiện các vấn đề về quản lý, xung đột trong nội bộ, hiệu suất không đều, chất lượng dịch vụ nhiều khi cũng có vấn đề, ảnh hưởng đến khả năng kinh doanh.

Lúc này, tôi đã đầu tư nhiều thời gian và công sức để học hỏi thêm về các phương pháp quản trị doanh nghiệp, nhưng có lẽ quyết tâm chưa đủ lớn, cho nên doanh nghiệp của tôi chưa áp dụng thành công phương pháp nào.

Đầu năm 2018, biết đến phương pháp quản trị OKRs (Objectives & Key Results) từ chia sẻ của lãnh đạo Google, tôi tìm hiểu về phương pháp này và cho áp dụng thử nghiệm trong 2 quý vào một doanh nghiệp mới mở của mình, nhưng cũng không tạo ra được kết quả nào. Sau này, tôi được biết nguyên nhân của sự thất bại là do mình chưa thực sự hiểu về OKRs, cũng như chưa có quyết tâm áp dụng quyết liệt OKRs vào doanh nghiệp…

Cho đến quý 2 năm 2019, tôi đọc được cuốn sách Làm điều quan trọng (Measure What Matters) của tác giả John Doerr, một trong những chuyên gia hàng đầu về phương pháp quản trị này, đồng thời cũng chính là người đã đem OKRs vào áp dụng tại Google, giúp "ông lớn này" có thể gặt hái được vô vàn thành công vang dội trong bao nhiêu năm qua.

Lúc này công ty của tôi vẫn đang trên đà phát triển, quy mô nhân sự mở rộng tăng lên gấp rưỡi so với năm 2018, trụ sở công ty lớn hơn, đẹp hơn. Người ngoài nhìn vào chỉ thấy thành tựu, nhưng thực tâm, tôi thấy mình không thực sự điều hành được doanh nghiệp, và công ty của tôi giống như một chiếc xe không hoàn chỉnh, chắc chắn sẽ vỡ vụn nếu tiếp tục tăng tốc.

Trong suốt 2 tuần ở nhà sau đó, tôi ngấu nghiến cuốn sách của John Doerr, cũng như rất nhiều tài liệu khác về OKRs. Sau khi chắc chắn hiểu rõ về phương pháp quản trị này, tôi quyết định áp dụng một cách quyết liệt OKRs vào quản trị với tuyên ngôn "Hoặc là OKRs hoặc là không gì cả!".

Nói thêm về OKRs

Có 4 sự khác biệt bản chất của phương pháp quản trị OKRs so các phương pháp quản trị khác là:

1. Về mục đích, OKRs là công cụ được sử dụng nhằm kết nối cả tổ chức thực hiện các mục tiêu tham vọng. OKRs không phải là công cụ giám sát và quản lý hiệu suất, cũng không phải công cụ đánh giá nhân viên.

2. OKRs là công cụ hợp tác thiết lập mục tiêu. Mục tiêu được xây dựng theo 3 chiều: dưới lên, trên xuống, chéo sang. Khác với các mô hình quản trị mục tiêu thông thường có chiều xây dựng Mục tiêu thác đổ (chỉ từ trên xuống).

3. OKRs giới hạn các mục tiêu trong mỗi chu kỳ chỉ từ 3 đến 5 bộ Mục tiêu. Điều đó tạo ra sự tập trung, sắp xếp các nguồn lực ưu tiên cho những điều quan trọng nhất.

4. Chu kỳ OKRs phổ biến là 3 tháng, khác với chu kỳ 1 năm chúng ta thường áp dụng. Điều này tạo nên tính linh hoạt của hệ thống.

Thông thường với KPIs, thành công chỉ đơn giản là việc đạt được những việc lặp đi lặp lại, định kỳ một số mục tiêu (ví dụ: tỷ lệ sai hỏng, tỷ lệ khách hàng hài lòng), và đôi khi thành công được định nghĩa là đạt được tiến bộ đối với các mục tiêu chiến lược.

Ví dụ dễ hiểu, chúng ta có thể xem KPIs như các chỉ số theo dõi sức khỏe. Nếu mọi chỉ số đều nằm trong ngưỡng an toàn có nghĩa là cơ thể đang đạt trạng thái tốt. Nhưng khi cần đạt mục tiêu lớn hơn như leo núi, chạy marathon, chúng ta cần tới OKRs để thực hiện các bài tập nâng cao, tập trung sức lực lớn hơn trong khi vẫn duy trì nhịp sống đều đặn.

Hành trình áp dụng OKRs, gặt hái quả ngọt

Từ quý 3/2019 thì chúng tôi chính thức áp dụng OKRs toàn công ty (100% nhân viên). Từ nghiên cứu, tôi nhận thấy các công ty thường thất bại ở quý 1, bởi khi mới làm quen với OKRs, mọi người thường đưa ra mục tiêu, sau đó đặt nó sang một bên. Biết được điều này, nên sau khi đã đào tạo và bắt đầu áp dụng OKRs vào quản trị công ty, tuần nào tôi cũng hỏi nhân sự về OKRs, khiến họ không thể rời ra được. Quý 1 qua đi, dù mọi thứ vẫn còn lộn xộn, nhưng nhân viên công ty đã hiểu là: OKRs không thể bỏ qua, là quan trọng nhất.

Đến quý 2 nhân viên của tôi bắt đầu chủ động đàm phán với nhau, tạo ra các bộ OKRs tốt hơn, đúng hơn, có ý nghĩa hơn và con số chính xác hơn. Họ cũng chủ động hợp tác, liên kết với nhân viên/phòng ban khác để đạt được OKRs của mỗi người và của cả đội nhóm, phòng ban. Các tranh cãi, bất đồng được thay thế bằng tư duy ngồi xuống đàm phán, tìm giải pháp, chủ động bàn bạc mà không cần cấp trên can thiệp. Kết quả cuối cùng là hầu hết các mục tiêu chúng tôi đặt ra trong quý này đều đạt được.

Đến quý thứ 3 áp dụng OKRs thì bản thân tôi với vị trí là CEO đã nhìn rõ các vấn đề của công ty, biết rõ chỗ nào đang mạnh, đang yếu để tìm giải pháp cải thiện. (Lúc chưa áp dụng OKRs thì tôi mù mờ, không rõ công ty mạnh yếu ở đâu, xung đột sẽ giải quyết như thế nào). Nhờ việc nhìn rõ nên tôi điều hành và ra quyết định đúng đắn hơn. Việc gì sẽ thất bại tôi cũng biết được trước và chủ động điều chỉnh các vấn đề liên quan để không gặp thất bại toàn diện.

Doanh số quý 3 của công ty tôi khi áp dụng OKRs không tăng so với quý trước vì nó rơi vào thời điểm Tết. Rồi dịch Covid-19 bùng phát, nhưng nhờ có OKRs nên công ty tôi đã chủ động đặt ra các mục tiêu phù hợp là "Tồn tại" và "Chuẩn bị nguồn lực cho bứt phát sau dịch".

Mọi nhân viên đều hiểu rõ tình hình của công ty và 2 mục tiêu này nên yên tâm tập trung làm việc dù ngồi ở nhà. Ban lãnh đạo cũng thường xuyên họp bàn để đối phó với các biến động liên tục do Covid-19. Mỗi khi có thay đổi, sau khi được thống nhất ở cấp cao, với vai trò CEO tôi chỉ việc thông báo với toàn công ty là OKRs của chúng ta thay đổi như thế này, như thế kia; thì toàn bộ nhân viên dù ngồi ở nhà cũng nắm được và đồng loạt thay đổi bộ OKRs của mỗi người, sau đó yên tâm làm việc tiếp.

Đến quý 3/2020 thì tôi đặt mục tiêu tham vọng là doanh số cao gấp 3 lần quý 3/2019. Kết quả là chúng tôi đạt được 60% mục tiêu, tương đương gần gấp rưỡi năm 2019. Khi quản trị theo OKRs, đặt mục tiêu tham vọng, tôi chứng kiến tinh thần làm việc của nhân viên tăng vọt, nhiều sáng kiến được đưa ra và thử nghiệm liên tục nhằm đạt được mức doanh số mục tiêu lớn, thay đổi cách làm truyền thống đã quá quen thuộc (Ví dụ như phát triển kênh truyền thông mới, tăng cường khai thác các kênh truyền thông đang sở hữu nhưng chưa tận dụng).

OKRs đã dần biến đổi mỗi nhân viên của tôi, hầu hết mọi người đều tin tưởng vào đồng đội, cam kết với mục tiêu. Giờ đây mỗi khi bàn đến một mục tiêu chúng tôi thường xuyên đặt ra các câu hỏi: điều gì thực sự quan trọng lúc này? Chúng ta có quá thoải mái với bản thân không? Chúng ta có thể làm tốt hơn nữa chứ? Chúng ta sẽ giúp đỡ nhau để đạt được mục tiêu chứ?

Áp dụng OKRs giúp doanh nghiệp đi vào guồng hoạt động ổn định, hiệu quả, nên trong quý 4/2020, tôi đã chuyển giao việc điều hành cho CEO mới. Một tháng tôi họp với CEO mới 1 lần để kiểm tra tiến trình đạt được. Thời gian còn lại tôi làm những việc tôi cho là có ý nghĩa khác như chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm về OKRs cho các nhà quản lý, lãnh đạo quan tâm đến việc áp dụng phương pháp quản trị này vào doanh nghiệp của mình.

Và sẻ chia

Từ thành công trong việc áp dụng OKRs vào doanh nghiệp của mình, tôi bắt đầu chia sẻ, tư vấn cho bạn bè, đối tác việc áp dụng OKRs vào trong quá trình quản trị doanh nghiệp. Những doanh nghiệp điển hình có thể kể đến như Indec, Jumpup, Mando, Beatvn

Trước sự quan tâm đặc biệt của cộng đồng doanh nghiệp, tôi cũng thành lập Cộng đồng OKRs #ViệtNam (VNOK) và chia sẻ nhiều hơn về OKRs tới các Nhà quản lý. Cho đến nay, cộng đồng VNOK đã có gần 4.000 thành viên với nhiều hoạt động chia sẻ kiến thức và thực hành về OKRs.

Bên cạnh đó, nhận thấy các Nhà quản lý đều có các thắc mắc chung về các trở ngại của nhân sự Việt Nam liệu có phù hợp với OKRs hay không, tôi đã cũng bắt tay viết và cho ra mắt cuốn sách "OKRs: hiểu đúng, làm đúng". Cuốn sách được đánh giá là logic, mạch lạc, dễ hiểu; giúp tất cả các nhà quản lý, lãnh đạo quan tâm đến phương pháp quản trị này có thể hiểu rõ về bản chất những điều tốt đẹp nhất, hiệu quả nhất, mà OKRs có thể mang lại, cùng các hướng dẫn chi tiết để có thể áp dụng thành công OKRs ngay từ lần đầu.

Cùng với bốn cuốn sách, Làm điều quan trọng (Measure what matters), OKRs căn bản (Objectives & Key Results- Driving Focus, Alignment and Engagement with OKRs), OKRs - bí mật của tăng trưởng (Radical Focus) và Quy tắc Google (Works Rules), cuốn sách "OKRs - Hiểu đúng, làm đúng" có thể giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tìm hiểu cũng như áp dụng thành công phương pháp OKRs với doanh nghiệp của mình, tạo ra một môi trường làm việc có tính liên kết cao, nhân viên chủ động và cam kết với các mục tiêu, cải thiện hiệu suất và đạt được tốc độ phát triển như mong muốn.

Điều mà tôi mong mỏi là ngày càng có nhiều doanh nghiệp quan tâm, tìm hiểu và ứng dụng OKRs. Doanh nghiệp Việt Nam chúng ta rất có tiềm năng, các Nhà quản lý, Nhà lãnh đạo và cả nhân sự của chúng ta đều rất giỏi. Nhưng chúng ta thiếu đi những hiểu biết gốc rễ về vấn đề quản trị, gây ra cản trở khi chúng ta phát triển. Tôi mong rằng OKRs có thể giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và đem lại cuộc sống công việc hạnh phúc cho các nhà quản lý như tôi. Và biết đâu, OKRs sẽ gây kinh ngạc như cách Google, #Amazon #Intel #Facebook đã và đang thực hiện.

Mai Xuân Đạt - Founder & CEO SeoNgon