Sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn đã sản sinh ra một loại hình tài liệu mới. Đó là tài liệu trực tuyến. Tài liệu trực tuyến được hiểu như là tài liệu điện tử/ tài liệu số cho phép truy cập trực tuyến trên Internet. Trong bài viết này, chúng tôi dự báo hướng phát triển nguồn tài liệu trực tuyến trong các thư viện (TV) trên thế giới trên cơ sở tìm hiểu nội hàm tài liệu điện tử/ tài liệu số, tài liệu trực tuyến, sự hình thành và phát triển nguồn tài liệu trực tuyến trong các TV trên thế giới.

1. Tài liệu điện tử, tài liệu số, tài liệu trực tuyến

Một số khái niệm

Đầu những năm 90, Thuật ngữ “tài liệu điện tử” đã xuất hiện ở Nga trong tiêu chuẩn hiện hành GOST R 51141-98: “đó là tài liệu được tạo lập do sử dụng các vật mang tin và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý thông tin của nó bằng máy tính điện tử”. Sự phát triển của công nghệ máy tính đã làm cho khái niệm trên không còn phù hợp khi thông tin trên bất cứ tài liệu giấy nào cũng đều có thể đọc bằng máy thông qua việc quét hình. Thuật ngữ tài liệu điện tử được đề cập lại trong tiêu chuẩn GOST R 52292 đó là “một hình thức trình bày tài liệu dưới dạng tập hợp các thực hiện liên quan với nhau trong môi trường điện tử và các thực hiện liên quan với nhau tương ứng với chúng trong môi trường số” [2]. Đặc điểm của tài liệu điện tử là thông tin được trình bày dưới dạng “điện tử - số” và chỉ có thể đọc được nhờ sự trợ giúp của các phương tiện kỹ thuật và chương trình tương thích.

Tại Việt Nam, Luật lưu trữ năm 2011 định nghĩa về tài liệu điện tử và tài liệu số như sau:

“Tài liệu điện tử”  là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tin trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số.

“Tài liệu số”  là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

“Tài liệu trực tuyến”  là một khái niệm mới xuất hiện, chưa có một định nghĩa cụ thể, rõ ràng nào về tài liệu trực tuyến. Tuy nhiên, tài liệu trực tuyến được hiểu là tài liệu điện tử/ tài liệu số được lưu trữ trên các server, được thể hiện trên các trang web và để đọc hay tải tài liệu này người dùng tin phải truy cập Internet.

Đặc điểm của tài liệu trực tuyến

- Thông tin được số hoá hoàn toàn.

- Hình thức thể hiện: đa dạng, được thể hiện ở nhiều hình thức khác nhau.

- Định dạng rất phong phú như định dạng PDF, HTML, DOC, LIT…

- Phải được đọc, tải qua mạng Internet.

- Nội dung chuyển tải cả bằng văn bản, hình ảnh (động và tĩnh) và âm thanh.

- Hệ thống đa truy cập (multi-access): Một sản phẩm trực tuyến trên mạng về mặt lý thuyết có thể cung cấp nhiều địa điểm truy cập tại nhiều thời điểm (24/7, dựa vào tài nguyên điện tử sẵn có 24 giờ/ ngày, 7 ngày/ tuần) và nhiều người có thể sử dụng cùng lúc.

- Tốc độ: Tài liệu trực tuyến thường được xem là nhanh hơn nhiều để dò tìm, thu thập, hợp nhất thông tin cần thiết vào các tài liệu khác, bổ sung tìm và tham khảo chéo giữa các ấn bản khác nhau.

- Chức năng: Một tập dữ liệu cho phép người dùng tin tiếp cận ấn bản và phân tích nội dung của nó bằng các phương thức mới (chẳng hạn khi tra từ điển chúng ta sẽ không bị hạn chế về mục từ).

- Nội dung: Tài liệu trực tuyến có thể chứa đựng một lượng thông tin rộng lớn, nhưng quan trọng hơn là nó có thể chứa đựng những phương tiện truyền đạt hỗn hợp như hình ảnh động, âm thanh, hoạt động của nhân vật mà tài liệu in ấn không thể làm được.

2. Tài liệu trực tuyến: 20 năm hình thành và phát triển trong các thư viện trên thế giới

Từ đầu những năm 70 của thế kỷ trước, tin học hoá trong TV đã bắt đầu bằng sự phát triển hệ máy tính lớn tập trung hoá được sử dụng chung để tạo ra các mục lục TV, nhằm phân phối các dữ liệu thư mục dưới dạng số. Những năm 80, các hệ thống quản lý TV tích hợp ra đời, cho phép xử lý cục bộ trong mỗi TV toàn bộ dây chuyền tư liệu truyền thống: theo dõi đơn đặt, đăng ký tài liệu, biên mục, xây dựng mục lục tra cứu trực tuyến (OPAC) cho bạn đọc và theo dõi việc cho mượn tài liệu. Nhưng phải đến những năm 90 của thế kỷ trước, công nghệ Internet hình thành và phát triển đã làm tiền đề cho sự ra đời và bùng nổ của tài liệu trực tuyến.

Tài liệu trực tuyến ra đời có ý nghĩa quan trọng, giúp các nhà xuất bản và độc giả thu thập thông tin cần thiết cho hoạt động của họ, tạo nguồn tài liệu mới được thiết lập và phát triển nhanh chóng trong các TV. Cùng với tài liệu trực tuyến, sự ra đời của TV điện tử/ TV số/ TV ảo/ TV không tường… (sau đây gọi là thư viện số - TVS) sẽ tạo cơ hội cho người dùng tin thoả mãn niềm đam mê và nhu cầu đọc. TVS chính là một trong những ứng dụng Internet hữu hiệu nhất, khoa học nhất để số hoá tri thức, tổ chức, sắp xếp, lưu trữ, tìm kiếm và truy cập tới các nguồn tri thức nhân loại [1]. Phát triển từ TV truyền thống thành TVS đang là xu hướng tất yếu. Một trong các yếu tố để xây dựng, duy trì và phát triển loại hình TV này là nguồn tài liệu điện tử/ tài liệu số phục vụ truy cập trực tuyến qua Internet (nguồn tài liệu trực tuyến). Mục tiêu của bất kỳ TVS nào là tạo ra một cổng thông tin truy cập trực tuyến đến tài liệu điện tử/ tài liệu số không chỉ của TV đó mà đến bất kỳ TVS nào và ở bất cứ đâu. Do đó, việc xây dựng bộ sưu tập tài liệu điện tử/ tài liệu số phục vụ cho việc truy cập trực tuyến là bước đi đầu tiên, quan trọng nhất để phát triển TVS. Việc này được các cơ quan thông tin – thư viện thực hiện theo 3 cách phổ biến, đó là:

• Tự tiến hành số hoá nguồn tư liệu trên giấy của TV, tức là chuyển tài liệu hiện có sang dạng số bằng phương pháp quét hay nhập lại thông tin.
• Bổ sung/ tích hợp nguồn tài liệu trực tuyến thông qua việc mua, trao đổi tài liệu điện tử đang được xuất bản (bản tin, tạp chí điện tử, các chế bản điện tử trước khi in ra trên giấy).
• Xây  dựng  các  liên  kết (tạo  khả  năng  truy  cập) đến  các  nguồn  tài  liệu  trên Internet, nhất là nguồn của các cơ quan có cùng diện chuyên đề bao quát.

Hoa Kỳ và Anh là hai quốc gia đầu tiên có những nghiên cứu, tạo dựng nguồn tài liệu trực tuyến và triển khai TVS. Những năm 90, các dự án Sáng kiến TVS (Digital Library Initiative - DLI) giai đoạn 1994 – 2004 tại Hoa Kỳ, Chương trình TV điện tử (Electronic Library Programme - eLib) giai đoạn 1995 – 2000 tại Anh, các dự án TVS quốc tế NSF/ JISC giai đoạn 1999 – 2001… được xem như những dự án TVS chủ đạo, ảnh hưởng mạnh mẽ tới nghiên cứu, phát triển nguồn tài liệu trực tuyến và TVS trên thế giới. Hàng loạt bộ sưu tập tài liệu trực tuyến được tạo lập qua các dự án TVS và liên tục được tạo lập qua các chương trình trong các TV lớn trên thế giới. TV Quốc hội Hoa Kỳ tiếp tục tiến hành chương trình TVS khổng lồ nhằm chuyển đổi vốn tư liệu truyền thống sang nguồn tài liệu điện tử cho phép truy cập trực tuyến. TV Quốc gia Anh hợp tác với Microsoft cũng đã tiến hành số hoá nhằm tạo lập một bộ sưu tập tài liệu điện tử cho phép truy cập trực tuyến. TV Quốc gia Pháp đã ký hợp đồng với hãng Safig nhằm số hoá 300.000 sách của TV trong vòng 3 năm [11]. Tại Nhật Bản, dự án “Thử nghiệm thư viện số” phát triển mô hình nhằm tiến hành các thử nghiệm khác nhau liên quan đến TVS thông qua việc tạo ra một số lượng lớn tài liệu trực tuyến từ nhiều nguồn thông tin khác nhau. Tổng cộng có gần 9,5 triệu trang tài liệu đã được số hoá [6].

Những năm đầu thế kỷ XXI, một loạt các bộ sưu tập tài liệu trực tuyến đã được TV các trường đại học Ôxtrâylia xây dựng, phục vụ cho công tác giảng dạy của trường. TV trường Đại học Công nghệ Sydney cung cấp cho bạn đọc 16.597 tên tạp chí trực tuyến trong tổng số 20.984 tên mà TV hiện có và 13.211 cuốn sách điện tử. Toàn bộ nguồn tài liệu điện tử/ tài liệu số này đều có đường kết nối trực tiếp đến mục lục tích hợp của TV và phục vụ bạn đọc 24 giờ/ ngày, 7 ngày/ tuần từ bất kỳ điểm truy cập Internet nào [3]. Tại trường Đại học công nghệ Curtin, TV Tổng thống John Curtin đã xây dựng một loạt các tài liệu trực tuyến liên quan đến vị nguyên Tổng thống này [5, 9]. Rất nhiều TV của các trường đại học tại Ôxtrâylia đã trở thành thành viên của “Chương trình luận văn số Ôxtrâylia” - chương trình liên kết quốc gia nhằm thiết lập cơ sở dữ liệu luận văn số của sinh viên các trường đại học Ôxtrâylia. Luận văn có thể được truy cập bằng bản PDF thông qua cơ sở dữ liệu ADT quốc gia.

Đến nay, trên thế giới, hàng loạt các TVS được xây dựng và phát triển như Project Gutenberg, Google Book Search, Internet Archive, Cornell University, The Library of Congress, The European Digital Library, World Digital Library, Greenstone Digital Library-University of Waikato, Carnegie Mellon University's Million Book Project… Các TVS này đã tạo lập, tổ chức, lưu trữ, truy cập, chia sẻ nguồn tài liệu trực tuyến lớn mang đặc thù riêng của từng TV. TV Quốc hội Mỹ (The Library of Congress) đã tạo lập một nguồn tài liệu trực tuyến cho phép truy cập vào 190 bộ sưu tập để xem bản đồ và hình ảnh; đọc thư, nhật ký và báo chí; nghe các sự kiện và thông tin nhân vật; nghe các bản ghi âm và xem các bộ phim lịch sử [10]. TVS thế giới (World Digital Library) từ năm 2007 bắt đầu số hoá những tài liệu quý hiếm và độc nhất từ những TV và viện hàn lâm trên thế giới nhằm tạo cho chúng có thể được truy cập miễn phí trên Internet. Đến nay, TVS thế giới cung cấp truy cập miễn phí tới nguồn tài liệu trực tuyến gồm bản thảo, sách quý hiếm, bản đồ, hình ảnh và các tài liệu văn hoá quan trọng khác từ tất cả các nước, các nền văn hoá, tiếng Ả Rập, Trung Quốc, Anh, Pháp, Bồ Đào Nha, Nga và Tây Ban Nha. TV Quốc gia Pháp đã số hoá, cho phép truy cập trực tuyến tới nguồn tài liệu trực tuyến gồm: 115.745 chuyên khảo, 3.517 tựa ấn phẩm định kỳ, 5.008 bản đồ, 1.056 tài liệu âm thanh, 4.164 bản viết tay, 2.127 bản chép nhạc cùng 111.644 hình ảnh [11]. TVS châu Âu (The European Digital Library) tạo lập nguồn tài liệu trực tuyến từ nguồn tài liệu số được cung cấp bởi 48 TV ở châu Âu. Nguồn tài liệu gồm hơn 200 triệu tài liệu, 24 triệu trang nội dung toàn văn, 18 triệu tài liệu số và 119 triệu biểu ghi thư mục ở châu Âu [13]…

3. Xu hướng phát triển của tài liệu trực tuyến trong các thư viện trên thế giới

Theo Từ điển tiếng Việt (Viện Khoa học Xã hội Việt Nam năm 1992 - trang 1135), “Xu hướng” có nghĩa là xu thế thiên về một chiều nào đó, là sự thiên về những hoạt động nào đó nhằm một mục tiêu có ý nghĩa đối với bản thân trong một thời gian lâu dài.

Từ định nghĩa đó, có thể hiểu Xu hướng phát triển của nguồn tài liệu trực tuyến trong TV là xu thế thiên về một chiều hướng nào đó của tài liệu trực tuyến, có mục tiêu, ý nghĩa và ảnh hưởng trong thời gian dài, tác động đến hệ thống TV của thế giới.

Như phần trên đã trình bày, Tài liệu trực tuyến ưu việt hơn tài liệu truyền thống rất nhiều. Xét về nội dung truyền tải, tài liệu trực tuyến có những lợi thế vượt trội so với tài liệu truyền thống. Tài liệu trực tuyến hiện nay không chỉ là phiên bản của tài liệu in mà đã phát triển độc lập một cách mạnh mẽ. Xét về công nghệ, tài liệu trực tuyến có thể đồng thời tích hợp nhiều hình thức đa phương tiện – từ chữ viết, âm thanh cho đến hình ảnh tĩnh và động. Xét đến tốc độ của thông tin thì tài liệu trực tuyến luôn cập nhật và thao tác đơn giản nhờ những công nghệ hiện đại. Chính bởi những ưu thế vượt trội so với tài liệu truyền thống, cùng với sự phát triển của Internet và máy tính, tài liệu trực tuyến đang được dự đoán sẽ trở thành loại hình tài liệu được người dùng tin truy cập nhiều nhất chỉ trong vòng 5 năm tới ở bất kỳ nơi nào trên thế giới.

Hiện nay, trên thế giới cũng như ở Việt Nam, trong các TV tồn tại hai hệ thống tài liệu, đó là tài liệu truyền thống và tài liệu trực tuyến. Bên cạnh việc bổ sung nguồn tài liệu truyền thống, các TV phát triển nguồn tài liệu trực tuyến. Trong tương lai, các TV vẫn tiếp tục phát triển nguồn tài liệu trực tuyến của mình theo 3 cách đã trình bày ở trên, đồng thời chú trọng phát triển nguồn tài liệu trực tuyến theo các hướng sau:

Thứ nhất, duy trì hoạt động ổn định của trang thông tin điện tử, cập nhật thường xuyên nguồn tài liệu điện tử phục vụ trực tuyến. Nghiên cứu nâng cấp phần mềm quản trị. Đảm bảo và nâng cấp hoạt động của hệ thống máy chủ và phần mềm quản trị, tên miền, sao lưu dữ liệu phòng ngừa sự cố, an ninh, an toàn dữ liệu. Tăng cường trang thiết bị đảm bảo khả năng lưu trữ và truy cập đồng thời của nhiều bạn đọc. Duy trì hoạt động ổn định và phát triển các trang thông tin điện tử nhằm truyền tải tài liệu trực tuyến đến người dùng tin một cách dễ dàng nhất. Để đáp ứng nhanh chóng, chính xác nhu cầu của người dùng tin, cũng như thay đổi chính bản thân mình, các TV cần ứng dụng những thành quả của khoa học công nghệ mới phục vụ cho quá trình tra cứu của người dùng và cung cấp nguồn tin của TV. Các yếu tố như siêu liên kết, công cụ tìm kiếm... trong các trang thông tin điện tử sẽ được tăng thêm để tạo sự liên kết, di chuyển bên trong giữa các khối tài liệu trực tuyến và tăng khả năng tương tác với những trang thông tin điện tử khác.

Thứ hai, hình thành những nguồn tài liệu trực tuyến lớn, đồ sộ trên cơ sở của sự hình thành và duy trì quan hệ với các cơ quan xuất bản, các TV khác nhằm phối hợp, tận dụng xuất bản phẩm trực tuyến, các sản phẩm số hoá của các cơ quan xuất bản, các cơ quan thông tin/ TV khác, nhất là của những cơ quan có cùng diện chuyên đề bao quát.

Thứ ba, xây dựng quy trình chuẩn thống nhất cho quá trình trao đổi nguồn tài liệu trực tuyến. Để quá trình trao đổi nguồn tài liệu trực tuyến diễn ra thuận lợi, suôn sẻ giữa các TV với nhau và giữa các TV với các cơ quan xuất bản, đồng thời tiết kiệm được thời gian, công sức và kinh phí, các TV và các cơ quan xuất bản cần xây dựng và thống nhất các chuẩn về tạo lập, lưu trữ và trao đổi nội dung số.

Thứ tư, quảng bá rộng rãi nguồn tài liệu trực tuyến tới cộng đồng. Nguồn tài liệu trực tuyến trong các TV sau khi được hình thành và phát triển nếu không được quảng bá, giới thiệu đến đông đảo người dùng tin thì sẽ không được biết đến và không được truy cập. Vì vậy, trong thời gian tới, việc quảng bá nguồn tài liệu trực tuyến sẽ được các TV chú trọng và triển khai mạnh mẽ với nhiều hình thức như: họp báo giới thiệu, mời gọi dùng thử, quảng cáo trên nhiều phương tiện…

Thứ năm, tích hợp nguồn tài liệu trực tuyến TV với cổng thông tin khoa học toàn cầu, tích hợp vào các CSDL khoa học quốc tế để các tài liệu trực tuyến luôn xuất hiện đầu tiên trong kết quả tìm kiếm trên Internet, đồng thời hạn chế đến mức tối đa khả năng bị sao chép hoặc trích dẫn lại mà không có địa chỉ URL gốc.

Thứ sáu, xây dựng chính sách khai thác và phổ biến tài liệu trực tuyến cho các nhóm người dùng khác nhau. Để phát triển được hình thức khai thác phục vụ người dùng tin trong môi trường trực tuyến, các TV quy định hành lang pháp lý: bổ sung hình thức khai thác sử dụng tài liệu trực tuyến; quy định rõ về quyền tác giả của tài liệu; chính sách khai thác; thủ tục tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; thu lệ phí khai thác sử dụng; bảo mật thông tin...

Tài liệu trực tuyến là loại hình tài liệu mới, hình thành và phát triển gắn với sự phát triển của công nghệ kỹ thuật và Internet. Trải qua 20 năm hình thành và phát triển, nguồn tài liệu trực tuyến đã trở thành nguồn lực trọng tâm, huyết mạch trong các TV số, là nguồn tin được chú trọng đầu tư phát triển hàng đầu trong mọi loại hình TV. Trong tương lai, nguồn tài liệu trực tuyến trong các TV sẽ phát triển rộng về số lượng, sâu về nội dung, chuyên nghiệp về công nghệ. Trên đây là một vài vấn đề chúng tôi nhìn nhận một cách tổng quan về loại hình tài liệu trực tuyến: các khái niệm, quá trình hình thành, phát triển và xu hướng phát triển trong các TV trên thế giới.